Dimensi Tenaga Pendidik dan Kependidikan dalam Manajemen Pendidikan

Dimensi Tenaga Pendidik dan Kependidikan dalam Manajemen Pendidikan

Oleh: Daryo Susmanto, S.Sos.

Pada hakekatnya sekolah terdiri dari struktur tenaga pendidik dan kependidikanan, di mana setiap tenaga pendidik dan kependidikanan memiliki spesifikasi tugas-tugas yang menuntut kompetensi pelakunya, dukungan fasilitas yang tepat dan memadai, dan kondisi yang kondusif bagi terlaksananya tugas-tugas/tenaga pendidik dan kependidikanan itu. Spesifikasi tugas-tugas sekolah menggambarkan spesifikasi kemampuan tenaga pendidik dan kependidikan yang mendukung pelaksanaan tugas/tenaga pendidik dan kependidikanan itu. Analisis seperti nini disebut analisis tenaga pendidik dan kependidikanan (job analysis).

Tenaga pendidik dan kependidikan dalam proses pendidikan memegang peranan strategis terutama dalam upaya membentuk watak bangsa melalui pengembangan kepribadian dan nilai-nilai yang diinginkan. Dipandang dari dimensi pembelajaran, peranan pendidik dalam masyarakat Indonesia tetap dominan sekalipun teknologi yang dapat dimanfaatkan dalam proses pembelajaran berkembang amat cepat.

Manajemen tenaga pendidik dan kependidikan adalah aktivitas yang harus dilakukan mulai dari tenaga pendidik dan kependidikan masuk ke dalam organisasi pendidikan sampai akhirnya berhenti melalui proses perencanaan SDM, perekrutan, seleksi, penempatan, pemberian, kompensasi, penghargaan, pendidikan dan latihan/ pengembangan dan pemberhentian.

Secara umum kegiatan manajemen tenaga pendidik dan kependidikan meliputi

1)    Perencanaan kebutuhan

2)    Rekrutmen dan seleksi

3)    Pembinaan dan pengembangan

4)    Mutasi dan promosi

5)    Kesejahteraan

Perencanaan SDM merupakan awal dari pelaksanaan fungsi manajemen SDM. Perencanaan ini seringkali tidak diperhatikan dengan seksama. Dengan melakukan perencanaan ini, segala fungsi SDM dapat dilaksanakan dengan efektif efisien.

Perencanaan SDM juga diartikan sebagai kegiatan menaksir/menghitung kebutuhan SDM sekolah dan selanjutnya merumuskan upaya-upaya yang perlu dilakukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Upaya tersebut mencakup kegiatan menyusun dan melaksanakan rencana agar jumlah dan kualifikasi personil yang diperlukan itu tersedia pada saat dan posisi yang tepat sesuai dengan tuntutan sekolah.

Setelah dilakukan perencanaan secara matang, langkah selanjutnya adalah rekrutmen dan seleksi. Rekrutmen (pengadaan) tenaga pendidik dan kependidikan adalah seperangkat kegiatan dan proses yang dipergunakan untuk memperoleh sejumlah orang yang bermutu pada tempat dan waktu yang tepat sesuai dengan ketentuan hukum sehingga orang dan sekolah dapat saling menyeleksi berdasarkan kepentingan terbaik masing-masing dalam jangka panjang maupun jangka pendek.

Seleksi didefinisikan sebagai suatu proses pengambilan keputusan dimana individu dipilih untuk mengisi suatu jabatan yang didasarkan pada penilaian terhadap seberapa besar karakteristik individu yang bersangkutan, sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh jabatan tersebut.

Seleksi tenaga pendidik dan kependidikan juga diartikan sebagai suatu proses mengumpulkan informasi untuk menilai dan memutuskan siapa yang diangkat, dengan berpedoman pada hukum, demi kepentingan jangka panjang dan pendek, perorangan dan sekolah.

Tujuan utama seleksi adalah untuk mengisi kekosongan jabatan dengan personil yang memenuhi persyaratan yang ditentukan serta untuk membantu meminimalisasi pemborosan waktu, usaha, dan biaya yang harus diinvestasikan bagi pengembangan pendidikan para pegawai.

Setelah rekrutmen dan seleksi sekaligus penempatan, langkah selanjutnya adalah pembinaan dan pengembangan.

Pembinaan dan pengembangan tenaga pendidk dan kependidikan sekolah dilakukan berdasarkan kebutuhan institusi, kelompok, maupun individu tenaga pendidk dan kependidikan sendiri. Dari perspektif institusi, pengembangan Tenaga pendidk dan Kependidikan dimaksudkan untuk merangsang, memelihara, dan meningkatkan kualitas staf dalam memecahkan masalah-masalah kesekolahan. Pengembangan karier adalah suatu kondisi yang menunjukkan adanya peningkatan-peningkatan status seseorang dalam suatu organisasi dalam jalur karier yang telah ditetapkan dalam organisasi yang bersangkutan.

Pengembangan tenaga pendidik dan kependidikan banyak dilakukan melalui kegiatan pendidikan dan pelatihan. Kegiatan ini bertujuan untuk (1) menghilangkan kesenjangan kinerja tenaga pendidik dan kependidikan yang disebabkan mereka bertugas tidak sesuai dengan yang diharapkan, (2) meningkatkan kemampuan angkatan kerja yang lentur dan mampu menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi baru yang dihadapi sekolah, dan (3) meningkatkan keterikatan (komitmen) tenaga pendidik dan kependidikan terhadap sekolah dan membina persepsi bahwa sekolah itu tempat yang baik untuk bertugas.

Ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan pengembangan SDM pendidikan, yaitu sebagai berikut.

1.   Dilakukan untuk semua jenis tenaga kependidikan (baik untuk tenaga struktural, fungsional, maupun teknis)

2.   Berorientasi pada perubahan tingkah laku dalam rangka peningkatan kemampuan profesional dan untuk teknis pelaksanaan tugas harian sesuai posisi masing-masing.

3.   Dilaksanakan untuk mendorong meningkatnya kontribusi setiap individu terhadap sekolah pendidikan

4.   Dirintis dan diarahkan untuk mendidik dan melatih seseorang sebelum maupun sesudah menduduki jabatan/posisi

5.   Dirancang untuk memenuhi tuntutan pertumbuhan dalam jabatan, pengembangan profesi, pemecahan masalah, kegiatan-kegiatan remedial, pemeliharaan motivasi kerja, dan ketahanan sekolah pendidikan.

6.   Pengembangan yang menyangkut jenjang karier sebaiknya disesuaikan dengan kategori masing-masing jenis tenaga kependidikan itu sendiri.

Kegiatan selanjutnya adalah mutasi dan promosi. Kegiatan memindahkan tenaga pendidik dan kependidikan dari suatu tempat kerja ke tempat kerja lain disebut mutasi. Akan tetapi, mutasi sebenarnya tidak selamanya sama dengan pemindahan. Mutasi meliputi kegiatan memindahkan tenaga pendidik dan kependidikan, pengoperan tanggung jawab, pemindahan status ketenagakerjaan, dan sejenisnya. Adapun pemindahan hanya terbatas pada pengalihan tenaga pendidik dan kependidikan dari suatu tempat ke tempat lain. Jadi, mutasi lebih luas ruang lingkupnya ketimbang pemindahan.

Istilah promosi sendiri lebih kerap diterapkan pada mutasi yang biasanya ditempatkan pada posisi di atasnya. Menurut Alex Nitisemito (Nitisemito, 1986:134): Promosi adalah proses kegiatan pemindahan pegawai/ karyawan, dari satu jabatan/tempat kepada jabatan/tempat lain yang lebih tinggi serta diikuti oleh tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang lebih tinggi dari jabatan yang diduduki sebelumnya. Dan pada umumnya promosi yang diikuti dengan peningkatan income serta fasilitas yang lain.

Hal yang tidak kalah penting dalam manajemen pendidika dan tenaga kependidikan adalah masalah kesejahteraan. Sejahtera secara umum menunjuk pada keadaan yang baik, kondisi manusia di mana orang-orangnya dalam keadaan makmur, dalam keadaan sehat dan damai.

Masalah kesejahteraan selain sensitif karena menjadi pendorong seseorang untuk bertugas, juga karena berpengaruh terhadap moral dan disiplin tenaga pendidik dan kependidikan. Oleh karena itu, setiap sekolah manapun seharusnya dapat memberikan kompensasi yang seimbang dengan beban kerja yang dipikul tenaga pendidik dan kependidikan.

Dengan demikian, tujuan pembinaan tenaga pendidik dan kependidikan adalah untuk menciptakan tenaga pendidik dan kependidikan yang berdaya guna dapat terwujud. Lebih dari itu, tujuan sekolah untuk meningkatkan kesejahteraan dapat tercapai. Penetapan besarnya kesejahteraan yang layak bagi masing-masing tenaga pendidik dan kependidikan merupakan masalah yang teramat penting. Oleh karena itu, ini perlu penanganan profesional dari para manajemen SDM. Apabila proses ini dilaksanakan secara sembarangan, dapat mengakibatkan rasa tidak puas tenaga pendidik dan kependidikan yang bersangkutan.

Dimensi Humas dalam Manajemen Pendidikan

Dimensi Hubungan Masyarakat dalam Manajemen Pendidikan 

Oleh Daryo Susmanto, S.Sos.

Keberhasilan pendidikan tidak hanya ditentukan oleh proses pendidikan di sekolah dan tersedianya sarana dan prasarana saja, tetapi juga ditentukan oleh lingkungan keluarga dan atau masyarakat. Karena itu pendidikan adalah tanggung jawab bersama antara pemerintah (sekolah), keluarga, dan masyarakat.

Berbicara tentang humas, ingatan kita akan tertuju pada hal yang berhubungan dengan komunikasi, konfrensi pers, informasi, dan public relation. Pokoknya secara gampang diibaratkan sebagai penyampaian segala informasi. Menurut kamus Fund and Wagnel Pengertian Humas adalah segenap kegiatan dan teknik/kiat yang digunakan organisasi atau individu untuk menciptakan atau memelihara suatu sikap dan tanggapan yang baik dari pihak luar terhadap keberadaan dan aktivitasnya. Sedangkan pengertian Humas dalam Pendidikan adalah Rangkaian pengelolaan yang berkaitan dengan kegiatan hubungan lembaga pendidikan dengan masyarakat (orang tua murid) yang dimaksudkan untuk menunjang proses belajar mengajar di lembaga pendidikan bersangkutan (Anggoro, 2001).

Pegertian humas secara umum adalah fungsi yang khas antara organisasi dengan publiknya, atau dengan kata lain antara lembaga pendidikan dengan warga di dalam (guru, karyawan, siswa) dan warga dari luar (wali siswa, masyarakat, institusi luar, patner sekolah) Dalam konteks ini jelas bahwa humas atau public relation (PR) adalah termasuk salah satu elemen yang penting dalam suatu organisasi kelompok ataupun secara individu. Adapun pengertian manajemen humas adalah suatu proses dalam menangani perencanaan, pengorganisasian, mengkomunikasikan, serta pengko-ordinasian yang secara serius dan rasional dalam upaya pencapaian tujuan bersama dari organisasi atau lembaga yang diwakilinya. Dan untuk merealisasikan itu semua banyak hal yang harus dilakukan oleh humas dalam suatu lembaga pendidikan (Nasution, 2006).

Menurut Arthur B. Mochlan menyatakan school public relation adalah kegiatan yang dilakukan sekolah atau lembaga pendidikan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Selanjutnya, hal terpenting dari pengertian di atas, adalah adanya informasi yang diberikan kepada masyarakat yang dampaknya dapat merubah sikap dan tindakan masyarakat terhadap pendidikan serta masyarakat memberikan sesuatu untuk perbaikan pendidikan.

Menurut Mulyasa (2007: 50), tujuan dari hubungan sekolah dengan masyarakat adalah: (1) memajukan kualitas pembelajaran dan pertumbuhan peserta didik; (2) memperkokoh tujuan serta meningkatkan kualitas hidup dan penghidupan masyarakat; dan (3) menggairahkan masyarakat untuk menjalin hubungan dengan sekolah.

Adapun tujuan hubungan sekolah dan masyarakat (orang tua murid), leslie merumuskan tujuan organisasi perkumpulan antara guru dan masyarakat (orang tua murid), adalah sebagai berikut:

a) Untuk mengembangkan pengertian masyarakat (orang tua murid) tentang tujuan dan kegiatan pendidikan di sekolah.

b) Untuk memperlihatkan bahwa rumah dan sekolah bekerja sama dalam rangka mencapai tujuan pendidikan anak disekolah.

c) Untuk memberi fasilitas pertukaran informasi antara orang tua dan guru yang kemudian mempunyai dampak terhadap pemecahan pendidikan anak.

d) Perolehan opini masyarakat tentang sekolah dijadikan perencanaan untuk pertemuan dengan orang tua dalam rangka untuk kebutuhan murid-murid

e) Untuk membantu pertumbuhan dan perkembangan pribadi anak (Indrafachrudi: 1994).

Tahapan-tahapan dalam manajemen humas merupakan proses yang meliputi hal-hal sebagai berikut:

1)    Perencanaan (planning) mencakup penerapan tujuan dan standar, penentuan aturan dan prosedur, serta pembuatan rencana dan prediksi akan apa yang akan terjadi.

2)    Pengorganisasian (organizing) mencakup pengaturan anggota dan sumber daya yang dibutuhkan dan pemantauan kinerja karyawan.

3)    Pengkoordinasian (coordinating) mencakup pengaturan struktur kepanitiaan, pendelegasian kerja masing-masing bagian, dan penyusunan alokasi anggaran untuk masing-masing bagian.

4)    Pengkomunikasian (communicating) mencakup penyampaian rencana program kepada publik internal dan eksternal.

5)    Pelaksanaan (actuating) merupakan tindakan menjalankan program sesuai dengan rencana yang telah dibuat.

6)    Pengawasan (controlling) merupakan kontrol atas jalannya pelaksanaan program. Tanpa adanya kontrol atas program, kesinambungan antar tahapan tidak dapat berlangsung dengan baik.

7)    Pengevaluasian (evaluating) merupakan penilaian terhadap hasil kinerja program, apakah perlu dihentikan atau dilanjutkan dengan modifikasi tertentu.

8)    Pemodifikasian (modificating) merupakan kegiatan pembaharuan atau revisi program berdasarkan hasil evaluasi.

Ada beberapa prinsip dalam manajemen hubungan kemasyarakatan/Humas, yaitu integrity, continuity, coverage, simplicity, constructiveness, dan adaptability. Berikut uraiannya.

Pertama integrity, prinsip ini mengandung makna bahwa semua kegiatan hubungan sekolah dengan masyarakat harus terpadu, dalam arti apa yang dijelaskan, disampaikan dan disuguhkan kepada masyarakat harus informasi yang terpadu antara informasi kegiatan akademik maupun informasi kegiatan yang bersifat non akademik. Hindarkan sejauh mungkin upaya menyembunyikan (hidden activity) kegiatan yang telah, sedang dan akan dijalankan oleh lembaga pendidikan, untuk menghindari salah persepsi serta kecurigaan terhadap lembaga pendidikan.

Kedua continuity atau terus menerus. Hubungan sekolah dengan masyarakat, harus dilakukan secara terus-menerus, jangan hanya dilakukan secara insidental atau sewaktu-waktu, misalnya hanya 1 kali dalam satu tahun atau sekali dalam satu semester, atau hanya dilakukan oleh sekolah pada saat akan meminta bantuan keuangan kepada orang tua/masyarakat. Hal inilah yang menyebabkan masyarakat selalu beranggapan bahwa apabila ada panggilan sekolah untuk datang ke sekolah selalu dikaitkan dengan minta bantuan uang.

Ketiga coverage, dalam prinsip ini kegiatan pemberian informasi hendaknya menyeluruh dan mencakup semua aspek/ faktor atau substansi yang perlu disampaikan dan diketahui oleh masyarakat, misalnya program ekstra kurikuler, kegiatan kurikuler, remedial teaching dan lain-lain kegiatan. Prinsip ini juga mengandung makna bahwa segala informasi hendaknya lengkap, akurat dan up to date.

Keempat simplicity, Prinsip ini menghendaki agar dalam proses hubungan sekolah dengan masyarakat yang dilakukan baik komunikasi personal maupun komunikasi kelompok pihak pemberi informasi (sekolah) dapat menyederhanakan berbagai informasi yang disajikan kepada masyarakat, sesuai dengan kondisi dan karakteristik pendengar (masyarakat setempat).

Kelima constructiveness, dalam prinsip ini program hubungan sekolah dengan masyarakat hendaknya konstruktif dalam arti sekolah memberikan informasi yang konstruktif kepada masyarakat. Dengan demikian masyarakat akan memberikan respon hal-hal positif tentang sekolah serta mengerti dan memahami secara detail berbagai masalah (problem dan constraint) yang dihadapi sekolah. Prinsip ini juga berarti dalam penyajian informasi hendaknya obyektif tanpa emosi dan rekayasa tertentu.di samping itu informasi yang disajikan harus dapat membangun kemauan dan merangsang untuk berpikir bagi penerima informasi.

Keenam adaptability, yakni program hubungan sekolah dengan masyarakat hendaknya disesuaikan dengan keadaan di dalam lingkungan masyarakat tersebut. Terutama penyesuaian terhadap aktivitas, kebiasaan, budaya (culture) dan bahan informasi yang ada dan berlaku di dalam kehidupan masyarakat.

Prosedur manajemen humas setidaknya ada tiga, yaitu menganalisis masyarakat, mengadakan komunikasi, dan melibatkan masyarakat. Kegiatan pertama dalam pelaksanaan manajemen peran serta masyarakat adalah menganalisis masyarakat yaitu yang berkaitan dengan sasaran masyarakat, kondisi, karakter, kebutuhan dan keinginan masyarakat akan pendidikan, problem yang dihadapi masyarakat serta aspek-aspek kehidupan masyarakat lainnya seperti kebiasaan, sikap, religius (fanatisme beragama) dan sebagainya. Hal ini sangat penting, karena pemahaman yang salah tentang kondisi masyarakat, akan menyebabkan program-program yang disusun dan dikembangkan oleh sekolah dalam rangka pemberdayaan masyarakat untuk pendidikan akan kurang tepat.

Prosedur selanjutnya adalah mengadakan komunikasi. Tahap kedua dalam mengadakan hubungan sekolah dengan masyarakat adalah mengadakan komunikasi dengan masyarakat sasaran. Menurut John L. Beckley, agar komunikasi berhasil ada beberapa hal yang diperhatikan yaitu:

1)   Practice Self Control, dalam hal ini berarti sebelum memberikan informasi kepada orang lain, pastikan bahwa informasi, petunjuk atau saran yang diberikan telah dilakukan oleh si pemberi informasi.

2)   Appraside and where deserve, artinya dalam berkomunikasi perlu memberikan penghargaan kepada lawan komunikasi, meskipun penghargaan tidak selalu dalam bentuk materi.

3)   Critizise Tacfully, artinya kalau anda ingin memberikan kritik dalam berkomunikasi, berikan secara bijaksana sehingga tidak mengganggu perasaan orang lain.

4)   Always listen, berupayalah anda untuk belajar mendengarkan orang lain, termasuk dalam hal ini sensitif pada perasaan orang lain dengan melihat gejala yang muncul.

5)   Stress Reward, berikan penghargaan/ganjaran kepada lawan bicara kalau memang patut diberikan penghargaan.

6)   Considire the persons interest, artinya perhatikan minat setiap individu lawan bicara.

Prosedur selanjutnya adalah melibatkan masyarakat. Melibatkan masyarakat bukan hanya sekedar menyampaikan pesan tapi lebih dari itu menuntut partisipasi aktif masyarakat dalam berbagai kegiatan dan program sekolah. Bagaimana teknik agar masyarakat dapat terlibat secara aktif dapat anda pelajari pada bagian pembahasan tentang teknik hubungan sekolah dengan masyarakat di selanjutnya.

Dimensi Teknologi dan Informasi dalam Manajemen Pendidikan

Dimensi Teknologi dan Informasi dalam Manajemen Pendidikan

Oleh: Daryo Susmanto, S.Sos. 

Perkembangan teknologi akhir-akhir ini berdampak terhadap berbagai aspek kehidupan. Termasuk dampak terhadap tuntutan akan perubahan dalam manajemen pendidikan. Perkembangan teknologi dan informasi memaksa proses adapatasi dalam manajemen pendidikan.

Apa itu teknoligi dan informasi? William & Sawyer (Abdul Kadir & Terra CH, 2003), menyatakan bahwa teknologi informasi didefinisikan sebagai teknologi yang menggabungkan komputer dengan jalur komunikasi kecepatan tinggi, yang membawa data, suara, dan video. Definisi ini memperlihatkan bahwa dalam teknologi informasi pada dasarnya terdapat dua komponen utama yaitu teknologi komputer dan teknologi komunikasi. Teknologi komputer yaitu teknologi yang berhubungan dengan komputer termasuk peralatan-peralatan yang berhubungan dengan komputer. Sedang teknologi komunikasi yaitu teknologi yang berhubungan perangkat komunikasi jarak jauh, seperti telephon, faximile, dan televisi.

Menurut Nina W. Syam (2004), teknologi informasi dapat dimaknai sebagai ilmu yang diperlukan untuk memanag informasi agar informasi tersebut dapat ditelusuri kembali dengan mudah dan akurat. Isi ilmu tersebut dapat berupa prosedur dan teknik-teknik untuk menyimpan dan mengelola informasi secara efisien dan efektif. Lebih lanjut menurut Nina W. Syam, informasi dipandang sebagai data yang telah diolah dan dapat disimpan baik dalam bentuk tulisan, suara, maupun dalam bentuk gambar, dimana gambar tersebut dapat berupa gambar mati atau gambar hidup. Sedang informasi yang dikelola atau disampaikan melalui teknologi informasi tersebut dapat berupa ilmu dan pengetahuan itu sendiri. Bila informasi tersebut volumenya kecil tentu tidak memerlukan teknik-teknik atau prosedur yang rumit untuk menyimpannya. Namun bila informasi tersebut dalam volume yang cukup besar, maka diperlukan teknik atau prosedur tertentu untuk menyimpannya, agar mudah menemukan kembali informasi yang tersimpan. Teknik atau prosedur untuk mengelola informasi itulah yang disebut dengan teknologi informasi.

Lalu apa yang dimaksud dengan manajemen informasi? Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia edisi ke-3, manajemen informasi adalah kegiatan mengumpulkan data yg diperlukan para manajer dan pengambilan keputusan secara tepat dan cepat untuk menghindari kemelesetan waktu, salah investasi, dan terlewatnya kesempatan.

Menurut Robertson, J. (2005) dalam Rastodio.com, manajemen informasi adalah terminologi  umum yang mencakup semua sistem dan proses dalam suatu organisasi untuk penciptaan dan penggunaan informasi perusahaan. Merujuk pada pendapat tersebut manajemen informasi memiliki sebutan yang beragam. Pierson, J. et.al. (2008:26), mengemukakan Information Systems (IS), Management Information Systems (MIS), Computer Information Systems (CIS), Business Information Systems (BIS), Information Technology (IT), Business Information Technology (BIT) merupakan istilah yang sama. Sementara itu, masih dari sumber yang sama, Menurut Alter, S. (dalam Omitaomu, H., 2002:1) manajemen informasi merupakan proses menangkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil, memanipulasi, dan  menampilkan informasi. Voss and Gutschwanger (dalam Degkwitz, A., dan Schirmbacher, P., 2008:655), mengemukakan manajemen informasi adalah perencanaan, pengadaan, pengolahan, distribusi dan alokasi informasi sebagai sumber daya untuk mempersiapkan dan memfasilitasi keputusan. Berdasarkan pendapat tersebut, dapat diketahui fokus manajemen informasi adalah menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Lalu apa yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen? Sistem informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.

Output dari sistem manajemen informasi adalah sebagai berikut.

a. Rencana dan anggaran

b. Laporan yang terjadwal

c. Laporan khusus

d. Analisis situasi masalah

e. Keputusan untuk penalaahan

f. Jawaban atas pertanyaan

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Sebagai pengguna sistem informasi manajemen, tingkatan manajemen ini dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tingkatan:

Manajer tingkat perencanaan stratejik (strategic planning); merupakan manajer tingkat atas, seperti para jajaran Menteri, para eselon I, di mana keputusan-keputusan yang dibuatnya berkenaan dengan perencanaan stratejik yang meliputi proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penetapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi organisasi.

Manajer tingkat pengendalian manajemen (management control); yang dikenal juga dengan istilah manajer tingkat menengah, mempunyai tanggung jawab untuk menjabarkan rencana stratejik yang sudah ditetapkan ke dalam pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan tercapai. Termasuk dalam kelompok ini misalnya adalah Pejabat Eselon II, Kepala Kantor Wilayah, Kepala Dinas, dan Eselon III, Kepala Bagian/Bidang.

Manajer tingkat pengendalian operasi (operational control) merupakan manajer tingkat bawah misalnya eselon IV dan V, bertanggung jawab melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan oleh manajer tingkat menengah, yang terwujud dalam operasi/kegiatan organisasi.

 Penggolongan manajer menurut tingkatnya mempunyai pengaruh signifikan dalam mendisain sistem informasi yang berkaitan dengan sumber informasi, cara penyajian, dan jenis keputusannya. Manajer tingkat perencanaan stratejik akan lebih banyak menerima informasi yang berasal dari lingkungan luar organisasi daripada informasi intern, dan sebaliknya untuk manajer tingkat bawah. Dari segi penyajiannya, manajer tingkat atas lebih menyukai informasi dalam bentuk ringkas, bukan detil. Sebaliknya, manajer tingkat bawah lebih menekankan pada informasi detil, bukan ringkas. Sedang berdasarkan jenis keputusan yang diambil, keputusan yang dibuat oleh manajer tingkat atas lebih tidak terstruktur dibandingkan keputusan yang diambil oleh manajer tingkat yang lebih rendah. Keputusan yang terstruktur merupakan keputusan yang sifatnya berulangulang dan rutin sehingga unsur-unsurnya lebih mudah untuk dimengerti.

Satu hal yang perlu ditekankan pula disini bahwa bukan hanya para manajer yang memperoleh manfaat dari SIM. Pegawai-pegawai dalam posisi non-manajer maupun staf ahli juga menggunakan output yang dihasilkan SIM. Demikian juga para pengguna yang berada di luar institusi/lembaga. Para pengguna menerima manfaat berupa informasi jenis pelayanan yang dihasilkan oleh suatu institusi seperti Kantor Pariwisata yang menginformasikan suatu daerah tujuan wisata yang sudah dikelola dengan baik dan layak untuk dikunjungi, para pembayar pajak dapat mengetahui penggunaan sebagian kontribusi mereka kepada Negara untuk membangun fasilitas umum, dan pihak pemerintah dapat segera mengetahui Laporan keuangan yang dipublikasikan oleh perusahaan publik, dan kewajiban mereka membayar pajak. Jadi istilah SIM sebenarnya tidak memberikan gambaran yang menyeluruh, bahwa sasaran informasi yang dihasilkan semata-mata untuk para manajer. SIM bukanlah suatu sistem yang memproduksi informasi manajemen, melainkan informasi untuk mendukung pemecahan masalah.

Dimensi Ekonomi dan Keuangan dalam Manajemen Pendidikan

Dimensi Ekonomi dan Keuangan dalam Manajemen Pendidikan

Oleh: Daryo Susmanto, S.Sos.

Dimensi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dapat diartikan sebagai ukuran (panjang, lebar, tinggi, luas, dan sebagainya) atau dapat diartikan segi. Dimensi ekonomi dan keuangan dalam manajeman pendidikan berarti segi ekonomi dan keuangan dalam manajemen pendidikan. Dalam praktiknya di lembaga atau organisasi pendidikan, manajemen pendidikan yang dikaitkan dengan dimensi ekonomi dan keuangan lebih terbatas atau lebih dikenal sebagai standar pembiayaan. 

Dimensi keuangan dan pembiayaan pendidikan merupakan salah satu sumber daya yang secara langsung menunjang efektifitas dan efisiensi pengelolaan pendidikan. Dalam penyelenggaraan pendidikan, keuangan dan pembiayaan merupakan potensi yang sangat menentukan dan merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam kajian manajemen pendidikan. Komponen keuangan dan pembiayaan pada suatu sekolah merupakan komponen produksi yang menentukan terlaksananya kegiatan belajar-mengajar di sekolah bersama dengan komponen-komponen yang lain. Dengan kata lain setiap kegiatan yang dilakukan sekolah memerlukan biaya, baik itu disadari maupun yang tidak disadari. Komponen keuangan dan pembiayaan ini perlu dikelola sebaik-baiknya, agar dana-dana yang ada dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan

Seperti yang sudah kita ketahui, manajemen pendidikan adalah suatu penataan bidang garapan pendidikan yang dilakukan melalui aktiviitas perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf, pembinaan, pengkoordinasian, pengkomunikasian, pemotivasian, penganggaran, pengendalian, pengawasan, penilaian dan pelaporan secara sistematis untuk mencapai tujuan pendidikan secara berkualitas.

Tujuan manajemen pendidikan meliputi: (1) produktivitas, yaitu perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh (output) dengan jumlah sumber yang dipergunakan (input); (2) kualitas, yaitu menunjuk kepada suatu ukuran penilaian atau penghargaan yang diberikan atau dikenakan kepada barang (products) dan atau jasa (service) tertentu berdasarkan pertimbangan objektif atas bobot atau kinerjanya; (3) efektivitas, yaitu ukuran keberhasilan tujuan organisasi; (4) efisiensi, yaitu berkaitan dengan cara yaitu membuat sesuatu dengan betul. Suatu kegiatan dikatakan efisien bila tujuan dapat dicapai secara optimal dengan penggunaan atau pemakaian sumber daya yang minimal, termasuk penggunaan sumber keuangan, dana, atau biaya.

Darimana saja sumber keuangan suatu sekolah atau lembaga pendidikan? Sumber keuangan dan pembiayaan pada suatu sekolah secara garis besar dapat dikelompokkan atas tiga sumber, yaitu (1) pemerintah, baik pemerintah pusat, daerah, maupun kedua-duanya, yang bersifat umum atau khusus dan diperuntukkan bagi kepentingan pendidikan; (2) orang tua atau peserta didik; (3) masyarakat, baik mengikat maupun tidak mengikat.

Karena keterbatasan kemampuan pemerintah dalam pemenuhan kebutuhan dana pendidikan, tanggung jawab atas pemenuhan dana pendidikan merupakan tanggung jawab bersama antara pemerintah,masyarakat dan orang tua. Adapun dimensi pengeluaran meliputin biaya rutin dan biaya pembangunan.

Biaya rutin adalah biaya yang harus dikeluarkan dari tahun ke tahun, seperti gaji pegawai (guru dan nonguru), serta biaya operasional, biaya pemeliharaan gedung, fasilitas dan alat-alat pengajaran (barang-barang habis pakai). Sementara biaya pembangunan, misalnya, biaya pembelian atau pengembangan tanah, pembangunan gedung, perbaikan atau rehab gedung, penambahan furnitur, serta biaya atau pengeluaran lain untuk barang-barang yang tidak habis pakai.

Pembiayaan sebagai salah satu dari dimensi ekonomi dan keuangan dalam manajemen pendidikan menempati posisi yang sangat penting karena merupakan jantung dari pergerakan pendidikan di mana pun berada. Menurut Idochi Anwar (2001), arah perkembangan dari hal itu adalah relevansi akademis, atmosfir akademis yang baik, institusional managemen, filosofis, efisensi, dan inovasi. Dalam konteks apapun, penyelenggaraan pendidikan tidak akan terlepas dari keberadaan pembiayaan pendidikan. Menurut Fakry Gaffar (1991:56), pembiayaan pendidikan berkaitan dengan aspek sumber (revenue) dan aspek alokasi (expenditure). Sumber-sumber biaya pendidikan atau revenue adalah semua potensi yang dapat dieksplorasi untuk pengadaan biaya pendidikan. Adapun alokasi pendidikan atau expenditure berkaitan dengan pendistribusian atau pengalokasian sumber-sumber biaya pendidikan yang sudah diperoleh oleh pendidikan. Hal ini akan berkaitan dengan pengelolaan atau manajemen keuangan.

Pengelolaan atau manajemen keuangan harus dilaksanakan dengan baik dan teliti mulai dari tahap penyusunan anggaran, penggunaan, sampai pengawasan dan pertanggungjawaban sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar semua dana sekolah benar-benar dimanfaatkan secara efektif, efisien, tidak ada kebocoran-kebocoran, serta bebas dari penyakit korupsi, kolusi dan nepotisme.

Manajemen keuangan (financial management) adalah segala aktivitas organisasi yang berhubungan dengan bagaimana memperoleh dana, menggunakan dana, dan mengelola aset sesuai tujuan organisasi secara menyeluruh. Manajemen keuangan pendidikan/sekolah merupakan rangkaian aktivitas mengatur keuangan sekolah mulai dari perencanaan, pembukuan, pembelanjaan, pengawasan dan pertanggungjawaban keuangan sekolah.

Adapun komponen utama manajemen keuangan meliputi,

1) prosedur anggaran;

2) prosedur akuntansi keuangan;

3) pembelajaran, pergudangan, dan prosedur pendistribusian;

4) prosedur investasi; dan

5) prosedur pemeriksaan.

Dalam pelaksanaannya, manajemen keuangan ini menganut azas pemisahan tugas antara fungsi otorisator, ordonator dan bendaharawan. Otorisator adalah pejabat yang diberi wewenang untuk mengambil tindakan yang mengakibatkan penerimaan dan pengeluaran anggaran. Ordonator adalah pejabat yang berwenang melakukan pengujian dan memerintahkan pembayaran atas segala tindakan yang dilakukan berdasarkan otorisasi yang telah ditetapkan. Adapun bendaharawan adalah pejabat yang berwenang melakukan penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran uang atau surat-surat berharga lainnya yang dapat dinilai dengan uang serta diwajibkan membuat perhitungan dan pertanggungjawaban.

Oleh karena keuangan di sekolah merupakan bagian yang amat penting karena setiap kegiatan butuh uang, maka keuangan juga perlu diatur sebaik-baiknya. Untuk itu perlu manajemen keuangan yang baik. Sebagaimana yang terjadi di substansi manajemen pendidikan pada umumnya, kegiatan manajemen keuangan dilakukan melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian,pengawasan atau pengendalian. Beberapa kegiatan manajemen keuangan yaitu memperoleh dan menetapkan sumber-sumber pendanaan, pemanfaatan dana (Lipham, 1985; Keith, 1991).

Manajemen keuangan sekolah perlu memperhatikan sejumlah prinsip. Dalam Undang-Undang No 20 Tahun 2003 pasal 48 menyatakan bahwa pengelolaan dana pendidikan berdasarkan pada prinsip keadilan, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas publik. Selain itu prinsip efektivitas juga perlu mendapat penekanan. Berikut penjelasan prinsip transparansi, akuntabilitas, efektivitas, dan efisiensi.

a.    Transparansi

Transparan di bidang manajemen berarti adanya keterbukaan dalam mengelola suatu kegiatan. Di lembaga pendidikan, bidang manajemen keuangan yang transparan berarti adanya keterbukaan dalam manajemen keuangan lembaga pendidikan, yaitu keterbukaan sumber keuangan dan jumlahnya, rincian penggunaan, dan pertanggungjawabannya harus jelas sehingga bisa memudahkan pihak-pihak yang berkepentingan untuk mengetahuinya.

b.    Akuntabilitas

Akuntabilitas di dalam manajemen keuangan berarti penggunaan uang sekolah dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Berdasarkan perencanaan yang telah ditetapkan dan peraturan yang berlaku maka pihak sekolah membelanjakan uang secara bertanggung jawab. Pertanggungjawaban dapat dilakukan kepada orang tua, masyarakat dan pemerintah.

c.    Efektivitas

Manajemen keuangan dikatakan memenuhi prinsip efektivitas kalau kegiatan yang dilakukan dapat mengatur keuangan untuk membiayai aktivitas dalam rangka mencapai tujuan lembaga yang bersangkutan dan kualitatif outcomes-nya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

d.    Efisiensi

Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara masukan (input) dan keluaran (output) atau antara daya dan hasil. Daya yang dimaksud meliputi tenaga, pikiran, waktu, biaya. Dilihat dari segi penggunaan waktu, tenaga dan biaya, kegiatan dapat dikatakan efisien kalau penggunaan waktu, tenaga dan biaya yang sekecil-kecilnya dapat mencapai hasil yang ditetapkan. Dilihat dari segi hasil, kegiatan dapat dikatakan efisien kalau dengan penggunaan waktu, tenaga dan biaya tertentu memberikan hasil sebanyak-banyaknya baik kuantitas maupun kualitasnya.

Setelah perencaan dan pelaksanaan manajemen keuangan dilakukan, ada beberapa hal yang tidak kalah untuk diperhatikan, yaitu pengawasan, pelaporan, dan pertanggungjawaban keuangan sekolah. Tanpa pengawasan, pelaporan, dan pertanggungjawaban keuangan sekolah, penggunaan atau pemanfaatan sumber-sumber keuangan yang diperoleh sekolah akan rawan terhadap penyelewengan.Jadi, manajemen keuangan merupakan keseluruhan proses pemerolehan dan pendayagunaan uang secara tertib, efektif, efisein, dan dapat dipertanggungjawabkan dalam rangka memperlancar pencapaian tujuan pendidikan. Adapun kegiatan manajemen keuangan dalam pendidikan meliputi penyusunan Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS), pengadaan dan pengalokasian anggaran berdasarkan RAPBS, pelaksanaan anggaran sekolah, pembukuan keuangan sekolah, pertanggungjawaban keuangan sekolah, pemantauan keuangan sekolah, serta penilaian kinerja manajemen keuangan sekolah.